事業管理Drive OS 導入
Google Drive、スプレッドシート、フォームを使って、
顧客・案件・営業・契約・資料・期限を管理できる基盤を構築します。
詳細情報は各顧客・案件フォルダに残し、
必要な情報だけを管理シートに集約することで、
現場にも管理者にも使いやすい事業管理環境を作ります。
事業管理Drive OSとは
事業管理Drive OSは、Google Driveを単なるファイル置き場ではなく、
顧客・案件・営業・契約・資料・期限・対応履歴を管理するための
事業基盤として設計し直すサービスです。
構成要素
- ・Google Drive
- ・Google スプレッドシート
- ・Google フォーム
- ・必要に応じたGAS自動処理
- ・管理シート
- ・顧客別フォルダ
- ・案件別フォルダ
- ・営業管理
- ・契約・請求管理
- ・対応履歴集約
- ・AI参照資料
- ・月次レポート
Before / After
Before
- ✕ Driveが人ごと・案件ごとにバラバラ
- ✕ 資料の最新版が分からない
- ✕ 契約書・見積書・請求書が探しにくい
- ✕ 顧客対応履歴が残らない
- ✕ 案件進捗が担当者依存
- ✕ 引き継ぎが難しい
- ✕ AIに読ませる情報が整っていない
After
- ✓ 顧客ごとに情報がまとまる
- ✓ 案件ごとに資料と進捗がまとまる
- ✓ 管理シートで全体を俯瞰できる
- ✓ 契約・請求・資料の置き場が決まる
- ✓ 対応履歴が蓄積される
- ✓ 月次点検やAIレポートに接続できる
- ✓ 担当者以外でも状況を把握できる
基本フォルダ構成
├─ 00_使い方/
├─ 管理シート_顧客名
├─ 01_顧客/
├─ 02_案件/
├─ 03_共通資料・テンプレート/
├─ 04_問い合わせ・未振分け/
├─ 05_契約・見積・請求/
├─ 06_営業管理/
├─ 07_保守・改善/
├─ 08_受領・フォーム添付/
├─ 09_自社・運営管理/
├─ 20_AI参照資料/
├─ 21_Drive棚卸し/
├─ 22_パートナー/
├─ 23_移行管理/
├─ 24_月次レポート/
├─ 90_一時不要/
├─ 98_ログ/
└─ 99_アーカイブ/
管理シートで管理する情報
詳細は個別の顧客・案件フォルダに残し、管理シートには必要な項目だけを集約します。これにより、現場入力と管理者確認の両方を成立させます。
顧客・案件フォルダの考え方
顧客フォルダ
顧客ごとの基本情報、共通資料、対応履歴、関連案件を管理します。
案件フォルダ
案件ごとの概要、受領資料、作業中資料、確認中資料、納品物、決定事項、期限を管理します。
設計思想
顧客情報と案件情報を混ぜない。ただし、管理シート上では関連づけて確認できるようにする。
フォーム・受領資料管理
問い合わせ、資料提出、改善要望などをGoogleフォームで受け取り、回答や添付資料を未振分けフォルダに集約します。
その後、顧客・案件・契約・対応履歴へ振り分けます。
- ✓ 添付ファイルの迷子を減らす
- ✓ フォーム回答と資料を紐づける
- ✓ 後からAIや月次点検で参照しやすくする
導入の流れ
整理診断
要件整理
顧客、案件、資料、契約、営業、保守の管理範囲を決める。
Drive構成設計
フォルダ階層、命名ルール、権限方針を決める。
管理シート構築
必要なタブ、項目、ステータス、入力ルールを作る。
フォーム・自動処理設定
問い合わせ、資料提出、ログ、通知などを必要範囲で設定。
運用説明
使い方、入力ルール、保守方法を説明。
月次点検へ接続
Drive監査・AIレポート、IT参謀に移行可能。
納品物
- ・Drive基本構成
- ・管理シート
- ・顧客管理
- ・案件管理
- ・タスク・期限管理
- ・資料台帳
- ・契約・見積・請求管理
- ・営業管理
- ・対応履歴集約
- ・フォーム設計
- ・運用手順
- ・納品・検収チェック
- ・必要に応じたGAS自動処理
- ・必要に応じた月次レポート雛形
向いている事業者
- ・顧客・案件・資料が増えてきた
- ・Google Driveを使っているが整理できていない
- ・スプレッドシートで管理しているが限界を感じている
- ・担当者しか分からない情報が増えている
- ・士業・制作会社・コンサル・研修講師など案件型の仕事をしている
- ・月次レポートやAI活用につなげたい
料金（目安）
- 簡易構築¥100,000〜
- 標準構築¥300,000〜
- カスタム構築¥500,000〜
※正式価格は要件整理後に別途決定します。
よくある質問
Q. Google Workspaceを使っていなくても導入できますか？
A. GoogleアカウントとDriveが使える状態であれば相談可能です。
Q. 今のDriveを全部見せる必要がありますか？
A. 必要な範囲だけで構いません。機密情報を無理に共有する必要はありません。
Q. すでにNotionやkintoneを使っていますが相談できますか？
A. 可能です。既存ツールを活かすか、Drive OSに寄せるかを整理します。
Q. AIは必ず使いますか？
A. 必須ではありません。まずは情報整理と運用定着を優先します。
Q. 導入後の保守もお願いできますか？
A. Drive監査・AIレポートやIT参謀として継続支援できます。